Документирование перевода сотрудника на другую должность. Поощрение и применение дисциплинарных взысканий.

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

 Технологическая цепочка перевода сотрудника на другую работу

Технологическая цепочка включает следующие процедуры:

Документирование инициативы о переводе на другую работу или должность

Заявление о переводе имеет следующую форму, например:

 Отдел                                                                                               ОАО «Амурский

ЗАЯВЛЕНИЕ                                                                                судостроительный завод»

                                                                                   Адаменя А.И.

24. 01.2000 г.                                                                                                                              (место для резолюции)

Прошу перевести меня на должность заведующего сектором технической документации научно-технического отдела в связи с вакантным характером этой должности и наличием у меня профессионального образования.

Инженер  отдела                          (подпись)                                                      ( расшифровка росписи)

Прошу перевести меня на должность налогового инспектора в связи с окончанием Московской Финансовой академии по специальности «Налогообложение» с присвоением квалификации «менеджер».

Представление к переводу {назначению) на другую должность содержит основные ан

тные данные сотрудника, указание места его работы и должности, оценку деловых и мобильных качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, щенку производственной деятельности, повышение профессионального уровня, указание

да перевода, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководи­тель структурного подразделения, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой служ­бой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.

Если должность, на которую переводится (назначается), сотрудник, входит в номенклатуру вышестоящего органа управления, представление оформляется на общем бланке и направляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимо­сти - руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется или обновляется I комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения на должность.

При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождает, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника не исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом вы­полняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.

Документирование решения о переводе на другую работу, должность

При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о пе­реводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Дейст­вующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществля­ется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

В традиционном приказе по личному составу пункт о переводе должен структурно вклю­чать обозначение распорядительного действия:

Перевести, фамилию, имя, отчество работ­ника, наименование должности профессии, специальности и места работы сотрудника до перевода, фразу «с его согласия», вид перевода, наименование должности (профессии, спе­циальности) и места работы после перевода, дату перевода, размер заработной платы и дру­гие существенные условия труда, изменяющие содержание трудового договора  (льготы и преимущества, сменность работы и т.п.).

Такой пункт может формулироваться и как назначение на должность, но с обяза­тельным указанием, что назначение осуществляется переводом.

Основанием к пункту приказа о переводе являются: изменение к трудовому договору (контракту), заявление, представление, докладная записка с указанием даты и автора, резо­люция руководителя и др.

Например:

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. Петрова Георгия Алексеевича, старшего экономиста планово-финансового отдела, с его согла­сия, на должность ведущего специалиста того же отдела с 16.01.2000 с окладом по 13-му разряду ETC.

Основание: контракт от  15.01.2000,  № 54/102,  заявление Г.А. Петрова от 10.01.2000 с резолюцией от  15.01.2000,  докладная записка заведующего планово-финансового отдела

Л.Д. Ефимова от 14.01.2000.

______________________

С приказом ознакомлен: подпись, дата.

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжени­ем) унифицированной формы № Т-5 или Т-5а.. Эти формы имеют сопоставимый состав ос­новных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причину перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, катего­рию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.). Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразде­лений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждаю­щая его согласие с переводом. Унифицированная форма не содержит реквизитов, отражаю­щих процедуру перевода, и требует составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справки о несданных матери­альных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с составлением и оформлением значительного количества документов. Однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обос­нованностью и учитывать реальные способности этого лица.

Документирование поощрения работников и наложения дисциплинарных взысканий

Технологическая цепочка процедуры поощрения работника включает в себя:

Представление (или докладная записка) о поощрении имеет в содержательной части следующие данные: фамилия, имя, отчество,  год рождения,  образование,  должность,  струк­турное подразделение, стаж работы в организации, оценка производственной деятельности,  мотив поощрения, основание,  вид поощрения.

Основаниями поощрения могут быть опреде­ленные события: окончание выполнения сложного задания, высокая производительность труда, юбилейные даты работника, праздничные даты и другие события. Представление мо­жет составляться на группу работников, может составляться по инициативе руководства ор­ганизации или профсоюзного органа. Составляется и подписывается представление руково­дителем структурного подразделения.

Приказ о поощрении работника (работников), как правило, является простым по
структуре. В вводной части традиционной текстовой формы такого приказа обосновывают
ся мотивы и основания поощрения, высокие результаты трудовой деятельности и общественной активности поощряемого лица. В распорядительной части указывают: вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком и т.п.); фамилию, имя, отчество   работника или работников (фамилии в этом случае располагаются в алфавитном порядке),   наименование должности (профессии, специальности), места работы, краткое формулирование мотива поощрения. Основанием такого приказа является представление, докладная   записка, выписка из протокола заседания или решение профсоюзного органа и т.п.

Например: Заголовок приказа «О премировании И.Г. Коростелева», текст: «За длительную и добросовестную работу и в связи с пятидесятилетием со дня рождения ПРЕМИРОВАТЬ глав­ного бухгалтера И.Г. Коростелева в размере ______ руб.

В индивидуальный приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная   форма № Т-11) включены указанные выше сведения; в аналогичном сводном приказе (унифицированная форма № Т-11а), сведения сгруппированы в таблицу для отражения информации по каждому из поощряемых лиц. Сводный приказ также имеет вводную часть.              

Документирование процедуры применения дисциплинарного взыскания

При совершении дисциплинарного проступка, т. е. неисполнении или ненадлежащем исполнении работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель вправе применить дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение,  

В этом случае составляются: докладная записка о проступке, объяснительная записка    (письменное объяснение работника) и приказ о наложении дисциплинарного взыскания.      Технологическая цепочка процедуры наложения дисциплинарного взыскания на работника включает в себя:                                                                                                                  

• при увольнении - внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

В докладной записке, которая подписывается руководителем структурного подразделе­ния или руководителем функционального подразделения, фиксируется факт обнаружения нарушения с указанием его характера, вида и даты, мотивированного объяснения причины нарушения, мнения о мере дисциплинарного взыскания. При разовом нарушении работни­ком дисциплины к докладной записке прилагается акт, подтверждающий факт совершения проступка.

Объяснительная записка составляется работником, совершившим проступок, и отра­жает причины, обстоятельства и дату проступка. Отказ работника дать письменное объясне­ние о допущенном нарушении не является препятствием к применению меры дисциплинар­ного воздействия.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания, как правило, также индивидуа­лен, хотя имеется практика включения подобного распорядительного действия в слож­ные приказы по личному составу и даже приказы по основной деятельности, хотя это снижает воспитательное значение подобных приказов и ограничивает гласность приня­тых мер.

По структуре приказ о наложении дисциплинарного взыскания состоит из вводной части (обоснования причины наложения дисциплинарного взыскания с изложением существа на­рушения, даты его совершения, отягощающих или смягчающих обстоятельств) и распоря­дительной части: вид дисциплинарного взыскания (объявить выговор, сделать замечание и т.п.), фамилия, имя, отчество работника, наименование должности (профессии, специаль­ности), место работы, вид и дата нарушения. Во всех случаях целесообразно проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания согласовывать с профсоюзным органом. Дисцип­линарное взыскание в форме увольнения документируется приказом (распоряжением) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником.

Следовательно, правовые действия, связанные с поощрением работников за трудовые достижения и наложением дисциплинарных взысканий за нарушения трудовой дисципли­ны, имеют сложившийся стандартный характер в части оформляемых документов и процедур доведения решений руководства до работников организации.